Polityka prywatności

1. Kto przetwarza dane

Usługę ArIA świadczy Xentivo sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-212 Warszawa, ul. Bakalarska 34), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000348199, Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, NIP 5222940717, REGON 142216840, kapitał zakładowy 30 000,00 zł (dalej: my). Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@xentivo.pl. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych - sprawy dotyczące przetwarzania prowadzimy pod powyższym adresem.

Nasza rola zależy od kontekstu:

• Panel administracyjny (askaria.pl) - jesteśmy administratorem danych użytkowników kont.
• Rozmowy mieszkańców z widgetem - administratorem jest urząd lub organizacja, na której stronie działa widget. My przetwarzamy te dane jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia.

2. Jakie dane i po co

Konta w panelu

• adres e-mail, imię i nazwisko, hasło (przechowywane wyłącznie jako hash argon2) - prowadzenie konta i logowanie,
• adres IP i przeglądarka w logach audytowych - bezpieczeństwo i rozliczalność działań w panelu,
• data ostatniego logowania i data ostatniej zmiany hasła - bezpieczeństwo kont,
• zapis akceptacji regulaminu (wersja i data) - wykazanie zawarcia umowy.

Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podanie adresu e-mail oraz imienia i nazwiska jest niezbędne do utworzenia konta - bez nich nie możemy udostępnić panelu.

Rozmowy z widgetem

Treść rozmów zapisujemy w celu udzielenia odpowiedzi, obsługi zgłoszeń i statystyk jakości. W kanale głosowym zapisujemy transkrypcję rozmowy. Adres IP zapisujemy w postaci skróconej (zerujemy ostatni segment adresu, np. 192.168.1.123 zapisujemy jako 192.168.1.0), a lokalizację wyłącznie na poziomie kraju, regionu i miasta ustalonych z adresu IP. Dane te zapisujemy tylko za zgodą wyrażoną w banerze cookies widgetu.

Zanim zapiszemy treść rozmowy w bazie, automatycznie maskujemy w niej numery o rozpoznawalnym formacie: PESEL, NIP, numer rachunku bankowego, numer telefonu i adres e-mail. Maskowanie dotyczy tego, co zapisujemy u siebie, i nie obejmuje treści przekazywanej do modeli językowych w celu wygenerowania odpowiedzi - tam pytanie trafia w postaci wprowadzonej przez mieszkańca. Nie rozpoznajemy automatycznie imion, nazwisk ani adresów wpisanych zwykłym tekstem. Dlatego prosimy nie podawać w rozmowie danych osobowych, które nie są niezbędne do załatwienia sprawy.

3. Zautomatyzowane decyzje

Odpowiedzi asystenta generują modele językowe, ale nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Odpowiedź asystenta jest informacją, nie rozstrzygnięciem sprawy. Nie profilujemy mieszkańców i nie wykorzystujemy treści rozmów ani baz wiedzy do trenowania modeli.

4. Komu przekazujemy dane

Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia. Aktualny wykaz jest też widoczny w panelu, w sekcji Ustawienia / RODO. Routing zapytań do modeli jest konfigurowalny, więc Klient na własnej konfiguracji może mieć węższy zestaw dostawców.

Dane możemy też udostępnić organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich do celów marketingowych.

5. Gdzie dane są przetwarzane. Transfer poza EOG

Aplikacja, baza danych i cache działają w regionie Microsoft Azure Poland Central, czyli na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Część dostawców modeli językowych, kanału głosowego i wysyłki e-maili przetwarza dane poza EOG: OpenAI, Groq, OpenRouter, Cohere, Telnyx, Resend. Transfer opiera się na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), a dla dostawców z USA objętych programem Data Privacy Framework - na decyzji Komisji o odpowiednim stopniu ochrony. Do modeli przekazujemy treść pytania i fragmenty bazy wiedzy potrzebne do odpowiedzi, bez danych konta użytkownika panelu. Kopię zabezpieczeń transferu udostępniamy Klientowi na żądanie.

Klient, który nie chce transferu poza EOG, może wskazać konfigurację opartą wyłącznie na dostawcach z EOG - napisz do nas na kontakt@xentivo.pl.

6. Jak długo przechowujemy dane

• dane konta - przez czas trwania umowy, potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
• logi audytowe panelu - przez czas trwania umowy, o ile umowa z Klientem nie przewiduje krótszego okresu,
• zapisy rozmów widgetu - zależnie od planu Klienta: 90 dni (plan Free), 180 dni (Standard), 365 dni w planie Enterprise, gdzie Klient może ustawić własny okres od 30 dni do 5 lat.

Rozmowy starsze niż okres retencji usuwa automatycznie zadanie uruchamiane raz na dobę.

7. Bezpieczeństwo

Połączenia z panelem i widgetem są szyfrowane (HTTPS). Hasła przechowujemy wyłącznie jako hash argon2, klucze dostępowe do dostawców modeli w postaci zaszyfrowanej. Dane poszczególnych organizacji są odseparowane na poziomie bazy danych, a dostęp do panelu opiera się na rolach o najmniejszych potrzebnych uprawnieniach. Działania administracyjne zapisujemy w logu audytowym. O naruszeniu ochrony danych, które może powodować wysokie ryzyko, informujemy zgodnie z art. 33 i 34 RODO - w przypadku rozmów z widgetem zawiadamiamy Klienta jako administratora bez zbędnej zwłoki.

8. Dzieci

Konta w panelu zakładają wyłącznie osoby działające w imieniu organizacji. Widget jest narzędziem informacyjnym otwartym dla każdego odwiedzającego stronę urzędu i nie jest skierowany do dzieci. Nie zbieramy w nim świadomie danych osób poniżej 16 lat i nie weryfikujemy wieku rozmówców.

9. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją w każdej chwili wycofać - nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Wnioski dotyczące kont panelu kieruj do nas (kontakt@xentivo.pl); wnioski dotyczące rozmów z widgetem kieruj do urzędu, na którego stronie korzystasz z asystenta - jako podmiot przetwarzający przekażemy mu niezbędne wsparcie. Na wnioski odpowiadamy w terminie miesiąca od otrzymania.

10. Cookies

Panel askaria.pl używa wyłącznie cookies niezbędnych do działania usługi:

• Cookie sesji logowania (__Secure-authjs.session-token) - utrzymuje zalogowanie w panelu, ważne do 30 dni.
• Techniczne cookies logowania (ochrona CSRF, obsługa procesu logowania) - istnieją tylko na czas logowania.

Nie używamy cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących i nie przekazujemy danych z cookies podmiotom trzecim, dlatego panel nie wymaga zgody na cookies. Preferencje interfejsu (np. ustawienia list, zamknięcie komunikatu o cookies) zapisujemy lokalnie w Twojej przeglądarce (localStorage) - nie opuszczają one Twojego urządzenia.

Widget czatu na stronach urzędów ma własny baner zgody: zapis skróconego adresu IP i lokalizacji z adresu IP działa tam wyłącznie po wyrażeniu zgody, którą można w każdej chwili wycofać na stronie polityki cookies widgetu, dostępnej z jego stopki.

11. Zmiany polityki

O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy w panelu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem askaria.pl/polityka-prywatnosci. Zasady korzystania z usługi opisuje Regulamin.