Regulamin usługi ArIA

Wersja z dnia 2026-07-28

1. Postanowienia ogólne

Regulamin określa zasady korzystania z usługi ArIA - asystenta AI dla jednostek samorządu terytorialnego i innych organizacji, obejmującej panel administracyjny (askaria.pl) oraz widget czatu osadzany na stronach Klienta.

Usługodawcą jest Xentivo sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-212 Warszawa, ul. Bakalarska 34), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000348199, Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, NIP 5222940717, REGON 142216840, kapitał zakładowy 30 000,00 zł. Kontakt: kontakt@xentivo.pl, strona internetowa https://xentivo.pl, adres do doręczeń elektronicznych: AE:PL-60705-41843-VDABD-18.

Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy i w każdej chwili w panelu, w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

2. Definicje

Klient - organizacja, która zawarła z Usługodawcą umowę o korzystanie z Usługi.
Użytkownik - osoba fizyczna posiadająca konto w panelu, działająca w imieniu Klienta.
Panel - aplikacja administracyjna dostępna po zalogowaniu.
Widget - okno czatu asystenta AI osadzone na stronie internetowej Klienta.
Baza wiedzy - treści wprowadzone przez Klienta, na podstawie których asystent udziela odpowiedzi.
Mieszkaniec - osoba korzystająca z Widgetu na stronie Klienta.

3. Charakter Usługi. Wyłączenie przepisów konsumenckich

Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla organizacji i świadczona w ramach ich działalności. Umowy nie zawieramy z konsumentami w rozumieniu art. 22(1) Kodeksu cywilnego, a Klient, zawierając umowę, oświadcza, że korzysta z Usługi w związku ze swoją działalnością zawodową lub statutową. Do umowy nie stosuje się przepisów o prawie odstąpienia od umowy zawartej na odległość przez konsumenta.

4. Zawarcie i czas trwania umowy

Umowa o korzystanie z Usługi zawierana jest na podstawie odrębnej umowy lub zamówienia złożonego przez Klienta i akceptacji niniejszego Regulaminu przez Użytkownika przy pierwszym logowaniu do panelu. Zakres funkcji, okres obowiązywania, wynagrodzenie i warunki wypowiedzenia określa umowa z Klientem oraz cennik dostępny na stronie pricing.

Po zakończeniu umowy Klient może w terminie 30 dni wystąpić o wydanie kopii swoich danych (baza wiedzy, historia rozmów, zgłoszenia) w powszechnie używanym formacie. Po upływie tego terminu dane usuwamy, z zastrzeżeniem okresów wynikających z przepisów o rachunkowości.

5. Zakres usługi

Usługa obejmuje: prowadzenie rozmów z Mieszkańcami przez widget na podstawie bazy wiedzy Klienta, panel do zarządzania bazą wiedzy, użytkownikami i konfiguracją, analitykę rozmów oraz - w zależności od planu - funkcje dodatkowe (kanał głosowy, przekazanie rozmowy do konsultanta, system zgłoszeń). Zakres funkcji zależy od planu wybranego przez Klienta.

Odpowiedzi asystenta generowane są automatycznie przez modele językowe na podstawie bazy wiedzy Klienta. Usługodawca dokłada starań, aby odpowiedzi były poprawne, ale nie stanowią one czynności administracyjnych, decyzji administracyjnych ani wiążącej interpretacji przepisów. Klient odpowiada za treść i aktualność swojej bazy wiedzy.

Usługodawca realizuje obowiązek informacyjny z art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act) po swojej stronie, jako dostawca systemu. W czacie nad treścią rozmowy wyświetla się stały pasek z informacją, że odpowiedzi generuje asystent AI; w kanale telefonicznym ta informacja jest wypowiadana na początku każdego połączenia, przed powitaniem skonfigurowanym przez Klienta. Odpowiedzi są oznaczone jako wygenerowane maszynowo (pole `aiGenerated` i nagłówek `X-Aria-Ai-Generated` w API, atrybut `data-ai-generated` w treści widgetu). Komunikatów tych nie da się wyłączyć w konfiguracji i nie usuwa ich ukrycie oznaczeń Usługodawcy; Klient nie podejmuje prób ich obejścia. Klient nie wykorzystuje Usługi do automatycznego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec Mieszkańców.

6. Wymagania techniczne

Do korzystania z panelu potrzebne jest urządzenie z dostępem do internetu i aktualna wersja przeglądarki (Chrome, Edge, Firefox lub Safari) z obsługą JavaScript i plików cookies niezbędnych do zalogowania. Osadzenie widgetu na stronie Klienta wymaga możliwości dodania skryptu do kodu strony. Kanał głosowy wymaga numeru telefonicznego udostępnionego w ramach planu. Usługodawca nie odpowiada za skutki korzystania z oprogramowania niespełniającego tych wymagań.

7. Konta i bezpieczeństwo

Konto w panelu jest imienne. Użytkownik nie udostępnia danych logowania innym osobom.
Hasło musi mieć co najmniej 12 znaków oraz zawierać małą literę, wielką literę, cyfrę i znak specjalny. Panel wymaga zmiany hasła co 90 dni.
Użytkownik odpowiada za działania wykonane po zalogowaniu na jego konto.
O podejrzeniu nieautoryzowanego dostępu Użytkownik niezwłocznie informuje Usługodawcę.
Usługodawca może zablokować konto naruszające Regulamin lub zagrażające bezpieczeństwu Usługi.

8. Obowiązki Klienta i Użytkowników

Korzystanie z Usługi zgodnie z prawem i jej przeznaczeniem.
Zakaz dostarczania treści bezprawnych do bazy wiedzy, zgłoszeń i rozmów.
Niewprowadzanie do bazy wiedzy danych osobowych, które nie są niezbędne do udzielania odpowiedzi Mieszkańcom.
Niepodejmowanie działań zakłócających działanie Usługi (w tym prób obejścia zabezpieczeń i limitów).
Nieużywanie Usługi do trenowania konkurencyjnych modeli ani do zautomatyzowanego pobierania treści poza zakresem Usługi.
Zapewnienie, że osoby zapraszane do panelu są upoważnione do działania w imieniu Klienta.

9. Prawa do treści i oprogramowania

Baza wiedzy i pozostałe treści wprowadzone przez Klienta pozostają jego własnością. Klient udziela Usługodawcy niewyłącznej licencji na ich przetwarzanie, kopiowanie i przekazywanie podprocesorom wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, na czas jej trwania. Nie wykorzystujemy treści Klienta do trenowania własnych modeli.

Panel, widget, ich kod i dokumentacja pozostają własnością Usługodawcy. Klient otrzymuje prawo korzystania z nich na czas trwania umowy, bez prawa do zwielokrotniania, dekompilacji ani odsprzedaży.

10. Poufność

Strony zachowują w poufności informacje techniczne, organizacyjne i handlowe uzyskane w związku z umową, także po jej zakończeniu. Obowiązek nie dotyczy informacji publicznie dostępnych oraz ujawnienia wymaganego przepisami prawa lub decyzją uprawnionego organu.

11. Dostępność usługi

Usługa świadczona jest w modelu SaaS, z infrastrukturą w regionie Azure Poland Central. Usługodawca może prowadzić prace serwisowe; o planowanych przerwach istotnie wpływających na dostępność informuje z wyprzedzeniem. Parametry SLA dla planów płatnych określa umowa z Klientem.

12. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania Usługi Klient zgłasza na adres kontakt@xentivo.pl albo przez formularz wsparcia w panelu. Reklamacja powinna zawierać oznaczenie Klienta, opis nieprawidłowości, datę jej wystąpienia oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia.

Reklamacje rozpatrujemy w terminie 14 dni od otrzymania kompletnego zgłoszenia. Gdy sprawa wymaga dodatkowych wyjaśnień, informujemy o tym przed upływem terminu i wskazujemy nowy termin, nie dłuższy niż 30 dni od zgłoszenia. Odpowiedź przekazujemy na adres e-mail, z którego wpłynęło zgłoszenie.

13. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności. W zakresie danych Mieszkańców przetwarzanych w rozmowach z widgetem Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na zlecenie Klienta, na podstawie umowy powierzenia. Wzór umowy powierzenia oraz aktualny wykaz podprocesorów udostępniamy na żądanie Klienta.

14. Odpowiedzialność

Usługodawca odpowiada za świadczenie Usługi z należytą starannością. Usługodawca nie odpowiada za skutki decyzji podjętych wyłącznie na podstawie odpowiedzi asystenta AI, za treści wprowadzone do bazy wiedzy przez Klienta ani za niedostępność Usługi wynikającą z przyczyn niezależnych (awarie sieci, działania dostawców infrastruktury, siła wyższa). Odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia zapłaconego za okres rozliczeniowy, w którym wystąpiła szkoda, i nie obejmuje utraconych korzyści. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie ani przypadków, w których wyłączenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne.

15. Zmiany Regulaminu

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiany prawa, zmiany zakresu Usługi, względy bezpieczeństwa). O zmianie Użytkownicy informowani są w panelu z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni i akceptują nową wersję przy pierwszym logowaniu po jej wejściu w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę na zasadach w niej określonych, do dnia wejścia zmian w życie. Poprzednie wersje Regulaminu udostępniamy na żądanie.

16. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Spory wynikające z umowy strony poddają sądowi właściwemu miejscowo dla siedziby Usługodawcy. Jeżeli poszczególne postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe zachowują moc.

Kontakt w sprawach związanych z Regulaminem: kontakt@xentivo.pl.